CLIENTE STANTEC

Entendiendo y rediseñando la gestión interna de un equipo

servicios entregados

Diagnóstico profundo y rediseño de procesos internos del área de geotecnia de Stantec para abordar tanto sus objetivos como los de la empresa, generando nuevos acuerdos, mejor entendimiento y eficiencia en el desarrollo de proyectos.

DESAFÍO

En primera instancia entender los problemas operacionales y emocionales que estaba viviendo el equipo de geotecnia para luego abordarlo desde una perspectiva sistémica y centrada en el usuario.

RESULTADO

Modelo de gestión interna de proyectos y software de gestión de equipos para que el equipo de geotecnia pueda relacionarse de la mejor manera entre ellos y con su entorno directo.

Contexto

Stantec Chile es una reconocida empresa internacional de ingeniería que trabaja principalmente en el rubro de la minería, tranques de relave, aguas y medioambiente.

 

La organización, especialmente el área de geotecnia, se ve constantemente afectada por los ciclos del cobre lo que genera que las cargas de trabajo para el equipo muchas veces se concentren y colapsen el sistema. Geotecnia, por mucho tiempo, estuvo viviendo esta situación y el equipo se encontraba agotado, sobrepasado y sin una estructura de procesos que ayudaran a que estos periodos se sobrellevaran de la manera más óptima posible.

 

Nos contactan ya que detectan un malestar en el área y deseaban conocer en profundidad las razones y formas de poder abordar estos desafíos. Es por esto que el proyecto fue abordado desde dos etapas: una primera de diagnóstico y entendimiento y una segunda de creación e implementación de soluciones. 

Para este proyecto hicimos una alianza estratégica con la consultora de felicidad laboral Japiworks quienes pudieron robustecer el proyectos desde una perspectiva más emocional y de manejo de personas.

ETAPA ACCIONABLES

02

Herramientas utilizadas

- Deep dive

- Sesiones de trabajo (2)

- Implementación propuestas

- Seguimiento

Herramientas utilizadas

- Viaje del usuario

- Culture Map

- Flujo de Porras

ETAPA DIAGNÓSTICO

01

Qué hicimos

PROCESO DE TRABAJO

Research etnográfico a ingenieros del equipo y su entorno directo a través de conversaciones, observación, acompañamiento y sesiones de trabajo.

Análisis y visualización de los datos recabados para tener un mejor entendimiento del problemas y poder de decisión sobre puntos críticos a abordar.

Sesiones de trabajo con el equipo y la gerencia para idear y crear soluciones a los desafíos levantados. 

Prototipado de soluciones con seguimiento e iteraciones semanales.

¿Cómo se hizo?

01 ETAPA DIAGNÓSTICO

> Viaje del usuario

Herramienta para mapear y deglosar procesos, en este caso el proceso de desarrollo de proyectos que tienen que vivir los ingenieros del área. Éste nos permitió tener una primer aproximación al problema y comunicar a la gerencia los momentos críticos en el desarrollo de proyectos.

> Culture map

Las conductas y procesos se insertan en un contexto cultural que puede propiciar como limitar ciertas interacciones. El culture map es un diagrama que muestra la cultura del área, haciendo énfasis en las conductas visibles, los resultados de éstas y los habilitadores y/o obstructores que las perpetúan. Nos permite entender el contexto en el que se insertan los procesos y conductas, entendiendo así cuáles son los paradigmas que hay que promover y cuáles eliminar.

> Flujo de porras

A modo de síntesis de la información recabada el Flujo de Porras es un diagrama que muestra los temas más críticos del sistema actual de funcionamiento del área de geotecnia y declara las relaciones de causalidad entre ellos. Permite visualizar los desafíos, entender qué elemento afecta en mayor medida al sistema y ayuda a decidir qué punto abordar primero.

INSIGHTS DIAGNÓSTICO

Altos niveles de stress.

Sensación de permanente urgencia.

Muchas horas extra a la semana.

Fallas de comunicación

en el desarrollo de los proyectos.

La generación de nuevos proyectos exige una nueva estructura que pueda soportar su correcto desarrollo.

Falta claridad en plazos.

Falta de una potente

estructura de gestión interna de equipo.

Choques generacionales culturales a abordar.

¿Cómo se hizo?

02 SEGUNDA ETAPA

> Deepdive

Acompañamiento y sombreo al equipo de geotecnia en su quehacer diario, para entender el detalle operacional del problema. En el proceso también se probaron algunos prototipos rápidos para solucionar problemas operacionales que se detectaban en el camino y que ayudaron a desarrollar las implementaciones finales.

> Sesiones de trabajo

Desarrollamos y lideramos 2 sesiones de trabajo para idear y prototipar el área de geotecnia deseada abordando los desafíos que se plantearon en el diagnóstico:

Sesión de ideación:

Sesión de trabajo entre el equipo de geotecnia, su entorno directo y la jefatura. En ella se generó una conversación donde se levantaron los puntos más críticos a tratar, para luego analizarlos y finalmente generar ideas acerca de cómo poder abordarlos. 

Sesión prototipado

Sesión de trabajo entre el equipo de geotecnia, su entorno directo y la jefatura. En esta instancia se trabajó sobre lo realizado en la sesión de ideación, transformando en proyectos reales e implementables, las ideas generadas para luego prototipar el concepto y compartirlo con el resto.

Sesión de ideación.

En la fotografía, votación de metáforas que responden a la pregunta ¿Cómo debería ser el área de geotecnia perfecta?

Sesión de prototipado.

En base a las metáforas y los objetivos definidos en la sesión anterior el equipo prototipó distintas soluciones a los desafíos de geotecnia.

> Implementación

1. Modelo de gestión por célula

Un modelo que rescata las dificultades de comunicación y pérdidas de información en el desarrollo de los proyectos y propone un nuevo 'cargo' dentro del proyecto; un integrante que actúa como vaso comunicante además de ejecutor y se encarga de que el proyecto se plantee y desarrolle con tareas, alcances y plazos claros para todos los integrantes del equipo.

2. Software de gestión interna de equipo

Uno de los momentos cruciales para el equipo de geotecnia es la reunión de equipo: una instancia semanal donde el equipo se junta. Esta instancia podría ser un momento de compartir experiencias, entregarse ayuda mutua, conocerse y afiatarse como equipo pero una de las cosas que se detectan en el diagnóstico es que el tiempo (limitado) que tienen en esta reunión se utiliza mayoritariamente en resolver temas de administración interna del equipo, perdiendo así la posibilidad de enriquecimiento que este espacio podría propiciar.

El software de gestión interna de equipo se hace cargo de estos temas administrativos semanales permitiéndole al Líder de Área conocer, semana a semana, los proyectos y horas dedicadas de cada uno de los integrantes de su equipo. De esta manera la reunión de equipo se libera de esta responsabilidad y se abre el espacio para el desarrollo del equipo.

Resultados

OUTPUT DEL PROCESO

Entendimiento y awareness de la gerencia sobre los desafíos y dificultades existentes en el área de geotecnia.

Mayor claridad en los roles que cumple cada persona en la empresa

Se abre la posiblidad a utilizar la reunión de equipo para afiatar el equipo, compartir experiencias y crecer como profesionales.

Mejora en la comunicación interna dentro de los equipos

A largo plazo, reducción de horas extras realizadas por cada ingeniero a la semana.

Cinética

Av. Salvador 651, Providencia.

Región Metropolitana

home_cinetica-02.png